Všechny funkce systému jsou rozdělené do několika modulů
Ty jsou však mezi sebou natolik propojené, že přechod mezi nimi vám nebude činit sebemenší potíže.
Navíc pracují se společnou databází a data mezi nimi není potřeba žádným způsobem přesouvat.
Organizujete sportovní tréninky, volnočasové kroužky, pravidelné workshopy či jinou pravidelnou aktivitu? Jako kroužek můžete v systému vést cokoliv, co má v týdenním rozvrhu svoje pevně dané místo. Všechny kroužky nadefinujete během chvilky ještě před začátkem školního roku a zadané údaje se v průběhu školního roku okamžitě přenáší do ostatních modulů.
Pro přehlednost je možné kroužky rozdělit do jednotlivých škol, které ale mohou stejně dobře představovat i různá sportoviště, a do různých kategorií, které popisují náplň kroužku. Každý kroužek může probíhat v libovolném počtu termínů, které spojuje stejná skupina účastníků.
Systém za vás automaticky hlídá kapacitu kroužku a umožňuje také přihlašování náhradníků, které je možné po uvolnění místa okamžitě převést do seznamu žáků. Ve spolupráci s ostatními moduly je pak zajištěna jednak automatická kontrola plateb včetně možnosti nastavení snížené ceny pro určitou skupinu žáků, jednak vedení třídnice včetně evidence personálního zajištění kroužků.
V dnešní době je ze zákonných nebo praktických důvodů nutné uchovávat o účastnících kroužků a akcí velké množství osobních údajů. V modulu žáci je máte všechny na jednom místě. Je možné z nich tvořit tiskové sestavy nebo je exportovat do souboru CSV, se kterým si hravě poradí Excel, ale je zároveň formátem, který lze použít pro import do rejstříku sportu MŠMT.
Díky propojení modulů se u každého žáka zaznamenává veškerá jeho aktivita v průběhu školního roku. Od přihlášky na kroužek v září, přes jeho pravidelnou docházku na tréninky až po účast na letní akci v srpnu. Všechna data se navíc v systému uchovávají a jsou jednoduše dostupná i zpětně.
Nedílnou součástí je také komunikace se žáky, případně s jejich rodiči, prostřednictvím hromadných zpráv. Systém umožňuje vytvořit libovolný počet šablon e-mailů, do kterých se automaticky doplňují osobní a platební údaje daného žáka. Zprávy jsou pak odesílány automaticky, například po schválení přihlášky na kroužek nebo akci.
Dělá vám v průběhu roku největší starost pečlivá evidence docházky na kroužky? Už jste někdy ztratili třídnici? Ty papírové už můžete zahodit, protože v našem systému můžete vést docházku plně elektronicky. Třídnice je úzce propojená s modulem kroužky, ze kterého přebírá termíny kroužků a sestavuje podle nich plán lekcí na celý školní rok.
Kromě docházky žáků vám třídnice pomůže také s evidencí práce vašich lektorů či trenérů prostřednictvím pracovních výkazů. Ty v každém měsíci přesně korespondují se zápisem daných lekcí v třídnici. Ze strany vedoucích je přesně dané, kolik lektorů má na starosti kterou lekci. Samozřejmostí je pak možnost nastavení suplování, kdy danou lekci vede jiný lektor než obvykle.
Organizujete v průběhu roku hodně workshopů, soutěží, turnajů a jiných jednorázových akcí? Nebo celé prázdniny věnujete letním táborům? Podobně jako v případě kroužků je možné nadefinovat libovolný druh akce, ať už trvá jednu hodinu nebo dva týdny.
Ve spolupráci s ostatními moduly probíhá přihlašování na akce přes internet, automatická kontrola plateb včetně možnosti snížení ceny a rozesílání hromadných zpráv všem účastníkům akce. Stejně jako v případě kroužků systém automaticky hlídá naplnění kapacity akce, v případě akcí je možné kontrolovat i personální zajištění v podobě minimálního požadavku lektorů.
Do pracovního výkazu a kalendáře lektora se pak akce automaticky přenáší včetně vedoucím nastavené odměny.
Přepisujete osobní údaje z papírových přihlášek ručně? Je to zbytečné, když je mohou zájemci vyplňovat přímo do internetové přihlášky, odkud se pak automaticky přenesou do databáze žáků. Všechny přihlášky prochází procesem schválení, při kterém můžeme rozhodnout, zda chceme do daného kroužku či akce dalšího žáka přijmout.
Při schvalování navíc automaticky dochází ke sloučení duplicitních údajů, díky kterémuž není problém na jednom místě zobrazit kompletní historii aktivit žáka v dané organizaci. Starší osobní údaje jsou přitom automaticky nahrazovány za novější a v případě kontroly si můžete být jisti, že jsou rozhodně aktuální.
Nově je možné přímo v systému nadefinovat libovolný počet formulářů, které se mohou lišit jednak výběrem kroužků či akcí, hlavně ale sadou osobních údajů, které jsou při vyplnění vyžadovány. V případě akcí určených pouze pro stávající členy se tak můžeme spolehnout, že všechny osobní údaje v systému máme, a ušetřit zájemcům jeijch opakované vyplňování.
Trávíte každý týden v lednu několik hodin kontrolou plateb za druhé pololetí? Už nemusíte! Systém za vás povede evidenci pololetních plateb za kroužky i jednorázových plateb za akce. Všechny platby jsou automaticky přiřazovány podle variabilního symbolu, který se skládá z identifikace kroužku či akce a z jedinečného čísla žáka, které se mezi jeho jednotlivými aktivitami nemění. Samozřejmostí je pak propojení s modulem žáci, který přehledně zobrazí seznam žáků, kteří ještě neuhradili všechny předepsané platby.
Automatické přiřazování plateb by nemělo smysl, kdybychom je museli všechny ručně přepisovat z bankovních výpisů. Náš systém podporuje přímé napojení na internetové bankovnictví v případě bank, které k tomu poskytují ty správné technické prostředky. V současné době se jedná o ČSOB a FIO banku a připravujeme také přímé napojení na KB. Ve všech ostatních případech je možné platby importovat ve formátu GPC, který se běžně využívá k přenosu dat do účetnictví a podporuje ho naprostá většina českých bank.
